Amel Rachem

Tout savoir sur le déroulement d’un audit Qualiopi

déroulement audit qualiopi

Je reçois régulièrement des questions sur le déroulement de l’audit Qualiopi. Et ce sont des questions bien légitimes, je trouve ! 

Tu fais peut-être partie de ces personnes qui se posent ces questions ? Ou bien peut-être es-tu de celles qui ont déjà cherché à se renseigner ? Ou même à se documenter sur le sujet ? Mais tu as dû te rendre à l’évidence, c’est loin d’être simple ! 

Et pour cause, dès lors qu’il est question de percevoir des financements publics de la formation professionnelle, on dirait que tout devient plus compliqué.

Alors, reste avec moi… À la fin de cet article, l’audit Qualiopi et son déroulement n’auront plus de secret pour toi.

Je te propose de répondre ici à ces quatre questions : 

1. Qu’est-ce que Qualiopi ?

Qualiopi, c’est avant tout une marque. Déposé à l’INPI en octobre 2019, l’État français en est à ce jour le seul propriétaire. 

Cette marque et la certification qui en a suivi ont pour ambition de garantir la qualité des processus et des actions de formations délivrés par les organismes de formation professionnelle

Tous les organismes qui souhaitent bénéficier de fonds mutualisés (c’est-à-dire les fameux OPCO), de fonds d’État (les fonds du compte personnel de formation) ou des régions doivent être certifiés Qualiopi. 

Sauf si tu es payé directement par les entreprises ou les particuliers, obtenir cette certification est désormais un passage obligé pour assurer la pérennité de son activité de formateur professionnel.

Le ministère du Travail met à jour régulièrement une liste d’organismes certificateurs Qualiopi accrédités par le Cofrac (Comité français d’accréditation) et qui peuvent délivrer cette certification.  Il faudra donc veiller à bien se référer à cette liste en vue de l’audit et de l’obtention de la certification QUALIOPI.

L’organisme certificateur vérifie que les actions de formation sont conformes aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Ce dernier se compose de 7 critères répartis en 32 indicateurs. Ces derniers se concentrent sur les modalités de conception et de réalisation d’une prestation.

Ainsi, le fait d’obtenir cette certification est un véritable gage de qualité de tes actions de formation.

Si cela t’intéresse, mais aussi à titre d’information, voici les textes de loi qui lui sont consacrés :

➡la certification Qualiopi est régie par la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 dont les décrets n°2019-564et n°2019-565 du 6 juin 2019 sont venus préciser les modalités d’application.

2. À quoi sert l’audit QUALIOPI ?

Si tu souhaites continuer de bénéficier des fonds de la formation professionnelle pour la prise en charge de tes formations, obtenir la certification est indispensable. 

La date butoir est fixée au 1er janvier 2022. À compter de cette date, seuls les organismes certifiés Qualiopi pourront figurer dans le catalogue des formations éligibles aux financements publics.

L’audit Qualiopi sert donc à vérifier que tes actions et prestations de formation sont bien délivrées conformément au RNQ.

L’obtention de cette certification est un processus long et exigeant. Cela rassure donc à la fois tes clients sur la qualité de tes prestations. En outre, cela participe à asseoir sa crédibilité dans un marché de la formation de plus en plus concurrentiel.

3. Comment se déroule l’audit Qualiopi ?

Tout d’abord, sais-tu ce qu’est un audit ? 

Le dictionnaire Larousse donne la définition suivante : “Procédure consistant à s’assurer du caractère complet, sincère et régulier des comptes d’une entreprise, à s’en porter garant auprès des divers partenaires intéressés de la firme et, plus généralement, à porter un jugement sur la qualité et la rigueur de sa gestion.”

En matière d’audit Qualiopi, cela signifie donc qu’un auditeur, qui est nommé par l’organisme certificateur Qualiopi, va venir interroger et juger tes actions et prestations de formation professionnelle. Plus concrètement encore, il va vérifier la conformité par rapport au référentiel national qualité de tes prestations.

Sans plus attendre, voici ce qu’il faut savoir sur le déroulement d’un audit Qualiopi

➡ Se préparer en amont :

Avant toute chose, tu dois lire et relire le Référentiel National Qualité. Je suis consciente qu’il ne s’agit pas d’une lecture qu’on qualifierait d’agréable ^^. Cependant, si j’insiste sur cette lecture, c’est justement, car plus tu seras imprégné des éléments qui  sont détaillés dans ce référentiel et mieux tu seras préparé à l’audit. 

Cette préparation en amont doit se faire aussi en fonction des actions et prestations de ton organisme de formation. L’audit n’est pas le même que tu fasses de l’action de formation, du bilan de compétences, de la validation des acquis de l’expérience ou de la formation par apprentissage. 

➡ Le choix de l’organisme certificateur :

Comme je te le disais plus haut, tu es libre de choisir l’organisme de certification QUALIOPI qui te convient. Tu dois néanmoins, te référer à la liste établie par le ministère du Travail

Une fois ce choix fait, l’organisme certificateur te fera parvenir un plan d’audit personnalisé. Cela te permettra de de te préparer pour le jour J.

En ce qui concerne le coût, il faut prévoir en général environ 1000€ hors taxe pour cet audit initial (pour un organisme de formation “simple”).

➡ Le jour J

Jusqu’à peu, l’audit Qualiopi ne se déroulait qu’en présentiel. Depuis la crise sanitaire, il est possible de passer cet audit à distance. 

La durée de l’audit n’est pas fixe. Cette durée est ajustée en fonction de ton chiffre d’affaires, du nombre et type d’actions que tu proposes ou encore de tes différentes prestations. En général, l’audit dure entre une demi-journée à un jour et demi, voire deux jours. Pour les très grandes structures (type GRETA, cela peut durer plus de 5 jours).

Lors de l’audit, l’auditeur s’appuie sur les documents fournis et l’entretien avec l’audité pour vérifier la conformité aux exigences du référentiel qualité. En d’autres termes, cela signifie que l’auditeur déroule la liste des 7 critères et 32 indicateurs du RNQ pour s’assurer que tes actions de formations sont délivrées de manière conforme. Rassure-toi, tu ne seras audité que sur les indicateurs concernant ton activité.  C’est pourquoi j’insistais tant en début de cet article sur la prise en main de ce document.

➡ À l’issue de l’audit

L’auditeur remet un rapport d’audit à l’organisme de formation. Sur ce dernier, il arrive parfois que l’auditeur indique que ton organisme ne satisfait pas à toutes les exigences du référentiel qualité. Dans ce cas, deux situations peuvent se présenter : 

  • la non-conformité mineure d’un indicateur. Jusqu’à quatre non-conformités, tu bénéficieras de la certification Qualiopi, mais tu devras sous 6 mois rectifier ces non-conformités.
  • La non-conformité majeure d’un indicateur. Tu ne pourras pas prétendre à la certification, mais tu auras un délai pour proposer les actions correctives.

4. Quelle est la durée de validité d’une certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi a une durée de validité de trois ans. Un audit dit de surveillance devra en plus avoir lieu entre le 14e et le 22è mois. L’auditeur vérifiera que les prestataires d’actions de formation réalisent toujours leurs actions conformément au RNQ et aux exigences de la certification.

Cependant, depuis juillet 2020, le législateur a prolongé la durée de validité des organismes ayant obtenu la certification avant le 1er janvier 2021. Pour ces derniers, la certification Qualiopi est valable quatre ans au lieu de trois.

Maintenant, te voilà au courant du déroulement de l’audit qualiopi !

Si tu envisages de créer ton organisme de formation professionnelle certifié QUALIOPI, j’ai créé une formation complète qui te détaille pas à pas comment créer ton organisme de formation professionnelle et réussir la certification QUALIOPI.

Pour en savoir plus  et rejoindre des centaines d’entrepreneurs qui m’ont fait confiance et qui vivent désormais pleinement de leur activité de formateur professionnel indépendant, rendez-vous sur ma page d’information :  https://formations.amel-rachem.com/vente-formation-entrepreneurs-puissance/

Partage cet article

Partager sur facebook
Facebook
Partager sur twitter
Twitter
Partager sur linkedin
LinkedIn
Partager sur pinterest
Pinterest
Partager sur email
Email

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

D'autres articles sur le même thème :